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Mon avis et mes souhaits pour les nouveaux rappels (reminders)

Etant donné que j’ai promis de faire un retour sur les rappels, désormais intégrés à Google Agenda, mais aussi à Keep, Inbox et Now, je m’y colle  😉

Souvenez-vous, c’était il y a quelques semaines, Google annonçait l’introduction des reminders sur la plupart de ses services, avec la promesse d’une transversalité. En gros, vous faites une modification sur une tâche saisie sur Google Keep, cette dernière se répercute sur l’agenda également. Au niveau de l’annonce, j’ai fait « waouhhh, enfin ! ». Tout n’était pas rose au moment de l’annonce, la fonctionnalité était surtout utilisable sur les versions Android des applications, nous n’avons par exemple pas la possibilité de rajouter un rappel en passant par la version web de Google Calendrier, même si Google a annoncé que ça sera prochainement disponible, sans donner de délai précis.

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Introduction

Nous avons tous notre façon de fonctionner, de mon côté, j’aime avoir les choses à faire parfaitement structurées (je suis peut-être un peu psycho rigide ?). Tout doit être noté dans un endroit centralisé, avec des échéances à respecter, des rappels récurrents à planifier, la possibilité d’éditer facilement et très rapidement, la possibilité de rajouter des sous-tâches, de rajouter des fichiers, de synchroniser en multi plateformes, de transformer un mail en tâche rapidement… Vous l’avez compris, c’est une base non négociable pour moi. Beaucoup d’outils proposent ces fonctionnalités, avec des fonctions collaboratives parfois très intéressantes, que je n’utilise pas pour l’heure, mais que j’envisage d’utiliser dans un proche avenir. Les outils qui existent, il y en a, beaucoup même. Je peux presque dire que je les ai tous testés, certains pendant une ou deux heures seulement, le temps de voir que ce n’était pas du tout adopté à mes usages, d’autres pendant quelques semaines voire quelques mois. C’est peu dire que j’ai une certaine expérience et une idée précise de ce que j’attends dans le domaine. En vrac, je pourrais vous citer Wunderlist, Todoist (peut-être le plus connu mais que je déteste), Trello (absolument génial, mais ressemble plus à un gestionnaire de projets), Wrike, Smartsheet, Any.DO, Moo.do et Workflowy (deux outils que je trouve absolument géniaux et avec un principe de fonctionnement fun mais très pratique), et beaucoup d’autres, avec parfois des fonctionnalités très spécifiques. Enfin, pour dernière information, je les ai à peu près tous testés en fonctionnalité premium, c’est-à-dire que, grand fou que je suis, j’ai payé l’abonnement annuel ! Je ne donne bien sur pas toute la liste, mais je me suis beaucoup renseigné sur la méthode GTD (Getting This Done) que je trouve vraiment intéressante à mettre en oeuvre, le diagramme de Gantt, et toute autre méthode de productivité.

A l’heure actuelle, et depuis maintenant 5 mois, j’utilise de façon très intensive TickTick et de façon beaucoup plus ponctuelle Trello. Un mot sur TickTick quand même, ça remplit toutes les fonctions que j’ai indiqué en introduction, mais il n’y a hélas pas de synchro instantanée avec Google Calendrier, et ça me manque. Ceci dit, il manque quelques fonctionnalités que je rêve de voir intégrées, par exemple la possibilité d’associer le carnet d’adresse (ce qui est le cas avec les nouveaux rappels), comme ce que propose Workflowy. En gros, vous l’aurez sans doute compris, je suis un grand fan, mais je n’ai pas tout ce que je veux !!!

Un gestionnaire de tâches… ou de notes ?

Après cette courte introduction, je voulais vous parler spécifiquement de Google Keep. Les avis sont plutôt unanimes sur le sujet, Google Keep est un outil très puissant et performant. Je suis d’ailleurs tout à fait d’accord. Mais hélas, je ne l’utilise pas, car c’est pour moi un outil de prise de notes. La différence entre une note et une tâche me diraient vous ? Simplement, une tâche est un appel à l’action, alors qu’une note pourra être simplement un lieu de stockage d’information. C’est notamment pour cette raison que je ne suis pas très fan d’Evernote, à vouloir tout faire, il ne fait rien de bon, ou plutôt de performant. Bien sur, je me doute que beaucoup ne seront pas d’accord avec moi.

Depuis que Google Keep a introduit une fonction de rappel, je vous voir venir et vous allez me dire que ça peut du coup très bien gérer les tâches. Si telle était votre affirmation, je ne pourrai que la réfuter, faut voir avec quelle vitesse je saisis une tâche dans TickTick. Organiser en notes avec rappel, Google Keep devient pour moi inutilisable dès lors qu’on se retrouve avec une centaine de tâches planifiées dans l’année (en règle générale, je n’en ai pas plus de 5 ou 6 par jour). Il n’y a d’ailleurs pas de vue en liste, mais de façon synthétique (la vue liste ne permet de voir que quelques notes dans Keep). Sur une vue semaine, Keep contient du coup trop d’informations non suffisamment structurées.

Le nouveau rappel de Google, ce que j’en pense

Il est temps de vous parler des nouveaux rappels de Google, vous dire un peu ce que j’en pense. Déjà, il serait bon que Google définisse clairement l’orientation qu’il veut donner à ses outils, on nous parle de ces nouveaux reminders alors que Google Tasks, beaucoup trop simpliste, est encore présent !

Lorsque j’ai appris que la saisie sur différentes applications seraient possible avec un affichage dans le calendrier, je peux vous dire que mon rythme cardiaque s’est accéléré. Il m’a fallu deux ou trois jours pour me rendre compte que ce nouvel outil est véritablement prometteur, mais absolument pas finalisé.

De ce que je constate, lorsqu’on ajoute une note avec rappel dans Google Keep, cette dernière apparaît sur l’Agenda. Un bon point, sauf que l’édition de ce rappel directement dans l’agenda est impossible. Ce que j’aurai souhaité, c’est de pouvoir éditer ma note saisie dans Keep directement dans l’agenda (enfin, l’éditer, ou en créer une en fait), avec les mêmes fonctionnalités. C’est d’ailleurs ce que je réclame, que l’accès à toutes les fonctionnalités des rappels soient possible sur toutes les applications, Android et web, ainsi que sur tous les services. C’est loin d’être le cas.

Ensuite, de ce que je constate également, c’est que la synchro entre les services ne se fait vraiment pas bien. Testez le « truc », supprimer un rappel dans l’agenda ou archivez-le, vous verrez qu’il n’est pas supprimé (ou archivé) sur Keep. Ce qu’il se passe, c’est que le rappel est bien supprimé de Keep, mais pas la note ! WTF ?

En revanche, j’adore la possibilité de saisir « appeler » puis d’avoir le contact à sélectionner de notre gestionnaire de contact. Mais là aussi, ça ne marche qu’à quelques endroits (seulement sur l’agenda).

Concernant Inbox, je vais en parler peu car je n’ai jamais réussi à adopter l’outil. De ce que je peux dire, et de ce que j’aurai souhaité, c’est pouvoir prendre un mail et le transformer en tâche. L’idée, c’est qu’une fois cela fait, ce mail puisse être archivé. Oui, je suis un adepte de la boîte de réception vide. Pour le moment, c’est impossible, et j’ai la désagréable impression que ça le restera.

Enfin, pour Google Now, je n’en parle pas du tout car je n’utilise quasiment jamais les fonctionnalités vocales. C’est pour l’heure pas assez performant, mais j’ai le sentiment que ça va très bien se développer et que cela permettra d’être vraiment plus productif.

Conclusion

J’ai décidé de faire très court. Pour l’instant, je reste sur TickTick (je n’ai pas d’actions dans la société pour information)  😀

Je vous laisse une petite capture de mes tâches actuelles pour les jours à venir (je me suis bien évidemment permis de barrer ce qui est confidentiel). Pour le reste, ça vous permettra de voir les choses que l’on peut faire lorsqu’on travaille dans l’animation et qu’on s’occupe d’un service municipal enfance jeunesse (bande de curieux).

Mon organisation personnelle et professionnelle

A propos de l'auteur

Christophe

Passionné de high-tech et fasciné par Google, ce blog est un "laboratoire" permettant de m'exprimer sur les différents services et produits de Google, en premier lieu les chromebooks et les appareils Nexus

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